Estrategias para evitar conflictos en las reuniones

Si bien las reuniones laborales son un medio eficaz para lograr la armonía y la sinergia entre los integrantes de una corporación, si estas no se organizan y lideran de la forma adecuada pueden generar conflictos. Un buen moderador sabe cómo sobrellevar los concilios de este tipo —bien sean online o presenciales—, sortear los posibles inconvenientes y llevar a buen término la asamblea sacando el mayor provecho posible.

En adelante, algunas estrategias que los grandes líderes usan para dirigir de la manera más asertiva sus reuniones de trabajo y obtener así los mejores resultados de las mismas.

Procurar que los miembros de la reunión tengan objetivos afín

El trabajo en equipo está presente en todos los espacios laborales, incluso en la estructura que está detrás de un casino online Chile (programadores, proveedores, administradores, inversores, …). Por ende, se debe poner especial atención a si la plantilla con la que se llevará a cabo el meeting está integrada por las personas oportunas —esto debe evaluarse en el start up de la empresa—.

Hacer este diagnóstico previo es enormemente beneficioso para evitar que los conflictos surjan durante las reuniones. Y no se trata de tener un grupo en el que todos piensen igual, no, sino uno en el cual sus integrantes tengan claros los objetivos a lograr, que cada uno de ellos es un engranaje necesario dentro del sistema.

Informar previamente de manera clara sobre los temas a tratar en la reunión

Es importante que antes del encuentro se haya comunicado sobre los temas a tratar. Nadie estará cómodo en una reunión a la que llega en blanco, sin conocimiento de causa.

Los asistentes a una asamblea que son informados debidamente sobre lo que se hablará, no solo prestarán una mayor atención, sino que también aportarán ideas que permitirán consolidar el objetivo cognitivo del encuentro.

Prepárate bien, no te quedes atrás

Si te toca asumir el lugar del que dirige la asamblea, es crucial que estudies bien todo lo referente a la temática de la reunión. A nadie le gusta perder el tiempo escuchando disparates, por lo que si se hace evidente la falta de preparación de la cabeza, los conflictos no se harán esperar.

Comodidad, ante todo

Cuando se organiza una reunión hay que sopesar posibilidades que se pueden presentar: si va ser en un entorno físico o en uno online. Independientemente del ambiente que toque: la comodidad de los asistentes es clave. Si la gente no se siente bien en un lugar o circunstancia, los problemas aflorarán irremediablemente.

A continuación se detallan los aspectos a tener en cuenta para ambos casos.

Reunión presencial

Imaginemos que la asamblea será en la sala de juntas de la empresa. En este caso, los puestos de los asistentes deben estar distribuidos de manera tal que todos tengan igual acceso visual al orador. Por su parte, la temperatura del lugar y la iluminación deben ser las adecuadas —cada aspecto debe ser tomado en cuenta—. Esto garantiza en gran medida que los asistentes no tendrán distracciones y prestarán la atención debida.

Reunión online

En caso de tratarse de una videollamada, es imperante que todos los participantes posean equipos electrónicos capaces de llevar a cabo su función perfectamente. Es decir, que el dispositivo que usen para acceder a la reunión permitan un buen envío y recepción de información. Obviamente, la conectividad a internet también debe ser la mejor para todos.

Si te toca ser el organizador de una reunión vía Zoom, por ejemplo, y deseas que se lleve a cabo óptimamente, lo recomendable es hacer un cuestionario previo a los posibles asistentes para sondear quién dispone de buenos equipos y de buena conectividad. Aquellos que cumplan con ambos requisitos son los indicados para asistir, y estos servirán luego de multiplicadores para los que no pudieron asistir.

Nadie quiere estar en una reunión online en la que el 40 o el 50% de los asistentes se desconectan continuamente. Este tipo de situaciones generan ruido, y, por ende, problemas.

Utilizar un tono de voz adecuado

“No es lo que decimos, sino cómo lo decimos”, de seguro alguna vez has escuchado esto alguna vez. Esta frase, aunque simple, guarda una gran verdad que todo buen orador debe tener presente: dirígete amablemente al público que te escucha. Se puede ser amable y respetuoso sin perder la autoridad, de hecho, aquel que se muestra cortés ante las personas bajo su responsabilidad, genera una mayor empatía.

Aunque parece fácil, no es cosa simple dominar de manera eficaz la voz. Es recomendable ejercitarse continuamente y practicar las conversas en grupo al menos dos veces por semana para lograr dar con el timbre adecuado y la confianza necesaria.

Disminuir la presión laboral

Las responsabilidades que conlleva un puesto de trabajo no son sencillas, y por muy capacitado que se esté, suelen generar grandes presiones en los trabajadores. Si a lo anterior se le suma la coacción de los superiores, el estrés no se hace esperar. Hacer que las actividades diarias sean menos tensas aliviana el ambiente laboral, y, por ende, permite que cualquier reunión que surja fluya sin inconvenientes.

Las empresas deberían integrar un cuerpo de terapeutas y acondicionar espacios para liberar la energía negativa de sus empleados. Al mismo tiempo, los jefes deben procurar supervisar las labores de la manera menos intrusiva posible, pues con ello ayudarían a disminuir las presiones del personal. Lo importante es crear y sostener —a largo plazo— ambientes de trabajo de crecimiento integral.

Abordar a tiempo la fuente de una posible discusión

Mientras se lleva a cabo una asamblea es prudente estar atento a cada pequeño cambio de actitud, de tono de voz. Esto puede ser determinante si se desea tener una reunión con un final lleno de gente feliz y uno repleto de gente molesta. Un buen líder conoce de cerca el carácter de sus subalternos y eso le permite poder evitar altercados a tiempo.

Si te percatas de un cambio inesperado en alguno de los asistentes, amablemente abórdalo, pregunta sobre lo que lo inquieta y —siempre con todo conciliador y si está a tu alcance— trata de que su malestar pase. Siempre es posible evitar una trifulca, todo es cuestión de actitud.